Todo lo que necesitas para operar el CRM

Este manual cubre el uso funcional del frontend para operación, supervisión y administración del CRM.

🗂️ Menú principal

Dashboard, Clientes, Productos, Órdenes, Transacciones, Ofertas, Gastos, Choferes, Usuarios.

🗃️ Menú secundario

Despachos/Devoluciones, Sucursales, Reportes, Quejas, Rutas, GPS y Ajustes.

🔝 Barra superior y lateral

• Selector de sucursal en la barra superior para trabajar en el contexto correcto.
• Buscador rápido de vistas en la barra lateral.
• Enlaces rápidos: seguimiento de clientes, despacho diario, órdenes manuales e historial.
• Badge de calendario con tareas pendientes visible en la barra lateral.

El Dashboard es el punto de entrada operativo para métricas y accesos rápidos.

• Revisa la actividad diaria y el estado operativo general.
• Confirma la sucursal activa antes de crear o editar registros.
• Usa los accesos rápidos para ir a Clientes, Órdenes y Despacho.

📈 Gráfico de regularidad de consumo Nuevo

Un nuevo gráfico de dona y un medidor de porcentaje muestran, entre los clientes activos con frecuencia de entrega asignada, cuántos están comprando a tiempo ("consumiendo regularmente") y cuántos están atrasados o nunca han hecho una orden. Usa la misma lógica de Follow of Clients: fecha de última orden más la frecuencia (en días), comparada con hoy.

💰 Proyección de ingresos recurrentes Nuevo

Una nueva tarjeta estima el ingreso mensual predecible de tu base de clientes recurrentes: el ticket promedio de cada cliente con frecuencia asignada, escalado a un equivalente de 30 días según su frecuencia, sumado entre todos.

📊 Panel de analíticas Nuevo

Arriba de la lista de clientes ahora hay una fila de pequeñas tarjetas de analíticas que muestran, de un vistazo:

• Total de clientes, activos e inactivos.
• Consumiendo regularmente vs. sin consumo regular — clientes activos con frecuencia asignada que están al día con su próxima orden esperada, versus los que están atrasados o nunca han comprado.
• Cantidad de clientes personas vs. empresas.
• Clientes con frecuencia de entrega activada vs. sin ella.

⚡ Búsqueda y paginación instantánea Nuevo

Buscar, filtrar por estado, cambiar la cantidad por página o moverte entre páginas en la lista de clientes ya no recarga toda la página — los resultados se actualizan al instante en la tabla, mientras que la URL sigue actualizándose, así que el botón atrás/adelante y los marcadores siguen funcionando con normalidad.

📋 Listas de clientes

• Vistas separadas para clientes personas y empresas.
• Filtros por estado, búsqueda por texto, paginación y acciones por fila.
• Columnas: Cliente, Teléfono, Dirección, Piso/Apto, Garrafones vacíos, Frecuencia, Tipo y Estado.

🪪 Perfil de cliente

• Datos generales (nombre, email, teléfonos, avatar, estado).
• Direcciones del cliente con dirección por defecto, incluyendo piso/apartamento.
• Gestión de métodos de pago guardados y datos comerciales.
• Switches de auto-orden / auto-cobro Nuevo — activa para este cliente específico la generación automática de órdenes recurrentes y/o el cobro automático con tarjeta guardada. Ver Automatización y notificaciones.

🧾 Estado de cuenta en PDF Nuevo

Desde el perfil de un cliente, descarga un estado de cuenta en PDF con su historial de órdenes en un rango de fechas, total facturado, total pagado y saldo pendiente.

📥📤 Importar y exportar

Los botones de importar y exportar solo se muestran a los roles que tengan el permiso correspondiente — ver Usuarios, roles y sucursales. La estructura de archivo aceptada está documentada en Formatos de importar/exportar.

📌 Seguimiento de clientes (Follow of Clients)

• Monitorea clientes con frecuencia asignada y quién está próximo a vencer.
• Permite registrar comentarios y acciones operativas rápidas.

🔁 Portal de autoservicio del cliente Nuevo

En su propia cuenta en línea, un cliente ahora puede hacer clic en Reordenar sobre cualquier compra anterior en su historial para repetirla al instante (mismos productos/cantidades) como una nueva orden pendiente.

• Crear y editar productos con precio, stock, estado e imagen.
• Usar categorías para una operación más limpia y reportes más fáciles.
• Desactivar productos no disponibles para evitar errores en las órdenes.

⚠️ Advertencia de stock Nuevo

Al agregar un producto a una orden manual, si la cantidad solicitada supera el stock actual, aparece una alerta. Es un aviso, no un bloqueo — el stock puede estar desactualizado, así que el agente puede continuar si es necesario.

🔄 Importar y exportar productos Nuevo

Igual que en Clientes, ahora los productos se pueden importar desde un archivo CSV/XLS y exportar en cualquier momento:

• Importar: selecciona un archivo, confirma la vista previa, y los productos se crean en lote — asignando automáticamente la categoría existente si el nombre coincide.
• Exportar CSV / Exportar XLS: descarga la lista completa de productos actualmente cargada, lista para editar y volver a importar más adelante.

Consulta las columnas exactas en Formato de importar/exportar productos.

⚡ Búsqueda instantánea en todos lados Nuevo

Manual, Online e Historial comparten la misma experiencia de búsqueda rápida: escribir en el buscador, cambiar filtros o fechas, o pasar de página actualiza la tabla al instante, sin recargar toda la página.

🔒 El pre-status siempre es manual Corregido

• Pagar mediante un enlace de pago ya no fuerza el pre-status a "tarjeta de crédito" (ni a ningún otro valor).
• Una vez que un agente marca manualmente un pre-status (por ejemplo, "check"), volver a ponerlo en "pendiente" se respeta y ya no es revertido silenciosamente por el sistema.

💳 Stripe: tarjetas guardadas, Apple Pay y Google Pay CorregidoNuevo

• Cobro de tarjetas guardadas corregido: cobrar la tarjeta guardada de un cliente desde un enlace de pago, la pantalla de orden manual, la app del driver, o el flujo de "Agregar tarjeta" ya no falla con el error de "tarjeta usada previamente" — el cliente de Stripe siempre queda correctamente vinculado antes de cobrar, incluso para clientes sin correo o con uno inválido.
• Funciona con o sin correo: el cliente no necesita tener un correo registrado para guardar y reutilizar una tarjeta; el número de teléfono y el registro interno del cliente son suficientes.
• Apple Pay / Google Pay en enlaces de pago: cuando un cliente abre un enlace de pago desde un iPhone, aparece Apple Pay automáticamente; en Android, aparece Google Pay — justo arriba del formulario de tarjeta normal, sin ninguna configuración de parte del cliente.

🕐 Ventana horaria de entrega Nuevo

Al crear o editar una orden manual, elige una ventana de entrega — cualquier hora, mañana o tarde — para que despacho sepa cuándo espera el cliente al driver.

💵 Pagos parciales (abonos) Nuevo

Cuando el pre-status de una orden es al crédito, un nuevo campo permite registrar cuánto está pagando el cliente en ese momento. El resto queda como saldo pendiente (deuda), en vez de que toda la orden siempre se vuelva deuda como antes. El monto pagado se registra como su propia transacción.

📦 Evidencia de entrega (foto/firma) Nuevo

El CRM ahora puede guardar una foto y/o firma de entrega vinculada a una orden. Esto ya está listo del lado del servidor — se activa cuando la app del driver agregue una pantalla para capturarla.

Un conjunto de tareas automáticas (cron) que corren en un horario programado para automatizar trabajo recurrente y mantener informados a los clientes, todo opcional (opt-in) y protegido por permisos donde toca el dinero.

🔁 Auto-orden por cliente

• Switch en el perfil del cliente (con permiso de rol): cuando está activo, su próxima orden se auto-crea en su fecha de frecuencia repitiendo su última orden (mismos productos/cantidades/dirección).
• La nueva orden siempre se crea como pendiente — el pre-status nunca se marca automáticamente, un agente o driver debe confirmar cómo se cobra.

💳 Auto-cobro por cliente

• Switch separado en el perfil del cliente (con permiso de rol): cuando está activo, su tarjeta guardada se cobra automáticamente en el momento en que un driver marca la orden como pagada con tarjeta — sin necesidad de un paso manual de "cobrar tarjeta".
• Solo se activa si el cliente tiene una tarjeta guardada utilizable; de lo contrario simplemente se omite, sin mostrar error al driver.

📨 Recordatorios de cobro

Para clientes con Notificación de crédito activada en su perfil, una vez que pasan los días configurados sobre un saldo a crédito sin pagar, reciben automáticamente un recordatorio por WhatsApp/SMS con el enlace de pago.

🔄 Campaña de reactivación

Los clientes activos con frecuencia asignada que se atrasan en su calendario reciben automáticamente un mensaje amigable de "ya te toca tu pedido", con un enlace para hacer una nueva orden.

📍 Aviso de driver cerca

Usando el GPS en vivo que ya envía la app del driver, cuando un driver se acerca a la dirección de entrega de una orden activa, el cliente recibe un aviso automático de que su entrega está por llegar.

• Dispatch/Returns: control de salidas y retornos.
• Dispatch diario: vista operativa para la ejecución del día.
• Rutas: planificación y asignación de entregas.
• GPS: visibilidad de ubicaciones y trayectorias.
• Choferes: gestión de choferes, perfiles y estado operativo.

• Transacciones: registros financieros y revisión de movimientos de pago.
• Ofertas: gestión de campañas promocionales.
• Gastos: registrar egresos operativos por sucursal/categoría.
• Categorías de gasto: mantener la contabilidad agrupada de forma consistente.

• Usuarios: crear, editar, activar/desactivar usuarios del sistema.
• Roles: definir una matriz de permisos por módulo y acción.
• Sucursales: gestionar datos de sucursales y el cambio entre ellas.
• Notificaciones: revisar alertas y avisos del sistema.

🔐 Nuevos permisos: importar y exportar Nuevo

Ve a Usuarios → Roles y Permisos para controlar quién puede ver y usar los botones de Importar/Exportar:

Si un permiso no está activado para un rol, el botón correspondiente queda completamente oculto para los usuarios con ese rol — no solo deshabilitado.

👑 Cómo funciona ahora el rol "Administrador" Actualizado

🔐 Verificación en dos pasos (2FA) Nuevo

En Settings → Email, activa "Exigir 2FA a administradores". Una vez activado, cualquier usuario con el rol Administrador recibe un código de 6 dígitos por correo al iniciar sesión (válido por 10 minutos, máximo 5 intentos) antes de poder entrar al CRM. Requiere SMTP ya configurado y funcionando — si el envío de correo falla, el inicio de sesión se permite de todas formas en vez de dejar al administrador bloqueado.

📇 Sincronización automática con QuickBooks Nuevo

Cuando QuickBooks está activado en Settings, cada cliente ahora obtiene un registro de cliente en QuickBooks creado automáticamente en cuanto se guarda — haya pagado alguna vez con una tarjeta de QuickBooks o no. Antes esto solo pasaba la primera vez que un cliente pagaba con una tarjeta guardada de QuickBooks, así que la mayoría de los clientes nunca se sincronizaban.

• Reportes: generación y descarga de reportes operativos.
• Quejas: registro y seguimiento de incidencias de clientes.
• Calendario: tareas con fecha/hora y estado.
• Ajustes: configuración general del CRM (según permisos).

🚚 Reporte de rendimiento por chofer Nuevo

Desde la página de Reportes, abre Rendimiento de choferes para ver, por chofer y rango de fechas: órdenes, clientes distintos atendidos, % de órdenes pagadas, unidades entregadas, ticket promedio e ingresos totales — con un gráfico de ingresos por chofer.

💾 Respaldos automáticos Nuevo

Clientes y Productos se exportan a CSV, se comprimen y se envían por correo según un horario programado a la dirección que configures en Settings → Email → Correo para respaldos. Los respaldos antiguos se eliminan automáticamente después de 30 días.

Formatos: CSV (coma) y XLS tabulado (columnas separadas por tabulador).

📦 Formato de importar/exportar productos Nuevo

Se aceptan CSV y XLS tabulado, igual que con Clientes.

1. Confirma siempre la sucursal activa antes de crear registros.
2. Mantén completos el teléfono, la dirección y el piso/apartamento para una buena calidad de despacho.
3. Aplica el mínimo privilegio por rol — otorga permisos de importar/exportar y de administración solo donde realmente se necesiten.
4. Ejecuta exportaciones periódicas (Clientes y Productos) como respaldo operativo.
5. Si a un usuario le falta un botón o módulo, revisa primero los permisos de su rol en Roles y Permisos.
6. Si una tarjeta guardada sigue fallando después de esta actualización, pide al cliente que la elimine y la vuelva a agregar una vez.

CRM Water Supply · Guía de frontend (ES)

Worked: XCoDevs by: Enwebs Estudios.